オフィス移転を計画前に知っておくべきポイント

「人が環境をつくり、環境が人をつくる」

仕事をするうえでも、環境の良し悪しは私たちのモチベーションに大きく関係します。
オフィス移転のきっかけは、従業員の増員や、賃料の見直し、事業の拡大など企業によって理由は異なります。

オフィス移転は、現状のレイアウトやデザインを一から見直し、従業員の意見も改めて確認することができるので、働き方の見直しを行うこともできます。

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オフィス移転は事前準備で作業効率が決まる

オフィス移転は、書類を整理する最適な機会です。
思い切ってモノを手放すことは、オフィス空間にゆとりが出ます。

空間にゆとりがあると気持ちにもゆとりが持てるので、集中力が上がり、業務の効率も良くなるでしょう。
移転準備の際に不要な書類を廃棄することで、収納スペースは軽減されて移転先での整理時間の短縮が見込めます。

また、移転を機にペーパーレス化の導入を検討し、新しい働き方の仕組みづくりに取り組んでみても良いでしょう。

オフィス移転は、事前準備で作業効率が決まると言われており、事前準備を綿密に行うことで、オフィス移転にかかる時間や労力は軽減されるといえます。余裕を持って移転計画を進めましょう。

オフィスを移転する際、ビルによっては搬入経路や搬入時のルール、作業時間の制限が定められている場合があるため、ビル管理会社や業者と多くの調整が必要不可欠です。

そして、オフィスの移転を実行する際、出来るだけ大型連休や夏季休暇・年末年始・年度末は避けるようにして日程を決めましょう。

オフィスの移転のみならず個人の引っ越しなどがどうしても集中しやすいため、普段の価格よりも高くなり、引っ越し業者も作業員や車両の確保が難しくなっています。
もし集中期に移転を考えるのであれば、専門業者にできるだけ早めに相談することをおすすめします。

オフィス移転作業で効率よくするためのポイント

ナンバリング

移転準備をするときに、オフィス家具や荷造りした段ボールを移転先へ間違いなく運ぶためのナンバリングが重要です。
これをするのとしないのでは、移転後の業務開始に影響がでます。

ナンバリングとは、移転先のオフィスのレイアウト表に番号をふり、什器や梱包した段ボール箱にも同じ番号を割り当てることです。
移転を業者に依頼した場合、段ボールに貼るラベルが渡されるので、部署名や何階のどこに置かれるのか（番号）・何が入っているのか・誰の荷物かなどを記載し、上部と側面に貼ります。

もしラベルを側面には貼らずに上部のみにしてしまうと、荷物が積み重なったときに探す手間がかかってしまうので注意したいポイントです。

荷物をダンボールに梱包する際は、おもむろに書類や文具を入れるのではなく個人の引き出し別に段ボールに荷物を入れると良いでしょう。

ただし、割れ物や壊れやすい物を入れるときは重さ別に入れるようにして、上部と側面に割れ物シールを貼るか、赤いマジックで割れ物注意とどこから見てもわかるように書きましょう。

一つのダンボールの中に書類や文房具など色々なものを詰める場合は、重いものを下にして軽いものは上にくるように詰めると、運ぶ際に荷物がぶつかり合うことを防ぐことができます。
どうしても隙間ができてしまう場合は、新聞紙やタオルなどを詰めて隙間を埋めましょう。

個人の引き出し別に詰めたダンボールにナンバリングを行えば、配送業者はその番号を元に移転先のオフィスに荷物を配送してくれます。
なので、新しいオフィスに収納する際に、「あの書類どこだっけ…。」と探す手間が省けます。

ラベリング

デスクトップパソコンやノートパソコンは絶対にダンボールの中には入れずにラベルを貼ります。
デスクトップパソコンは本体とディスプレイにそれぞれ同じ番号のラベルを貼り、付属のキーボードやケーブルはビニール袋に入れ、袋にラベルを貼りわかりやすくしておきましょう。
ノートパソコンはふたの裏側にラベルを貼ります。

梱包のポイント

段ボールの梱包時にも頑丈にテープを貼るためのポイントがあります。

上面を一本貼りにして、底面はクロス貼りにすると最も圧力のかかる中心部が補強されるので、重い荷物であっても大抵は耐えることができます。

見た目だけ丈夫にしても正しい貼り方でなければ、重い荷物を詰めたときに底が抜けてしまったり、運搬時に手が滑ってしまったりする可能性があります。
移転準備する前に、正しいテープの貼り方や荷物の詰め方を従業員に周知してもらいスムーズに梱包作業を進めましょう。