オフィス移転の手順解説！失敗しないポイントとは

オフィス移転の手順！失敗しないポイントとは？

オフィス移転は、事前準備が重要になります。
作業内容やスケジュールを確認しておきましょう。

しっかりと準備することでスムーズに作業を進められます。
また、実際の作業は、旧オフィス解約の予告からはじまり、旧オフィスの原状回復条件の工事まで行う必要があります。

オフィスの移転には、かなりの時間と労力を使います。
作業期間も半年から1年と長期わたる計画になります。

必要な情報をしっかり集めることで、膨大な作業をスムーズに進める事ができ、円滑にオフィス移転を実現させましょう。
この記事では、そんなオフィス移転をスムーズに進める手順や、法的な届け出などのご紹介をします。

オフィス移転で事前にする確認事項

オフィスの移転を行う上で大事なことは、様々な事項を確認し、正しいスケジュールを作成することです。
それを行わずに移転作業を進めてしまうと、後々困ることがたくさん出てきてしまうおそれがあり、作業が遅れ予定通りに移転ができなくなります。

では、確認事項を見ていきましょう。

オフィス移転の目的を確認する

オフィスの移転をするからには何らかの目的があります。
目的を確認し優先順位を明確にすることで、移転先のオフィス条件が明確になります。
目的に沿わない立地や面積などのオフィスを選ばないようにしましょう。

現オフィスの問題を確認する

今のオフィスで起きている問題を確認しましょう。

例えば、
・オフィスのイメージを変えたい
・従業員数が増え、入りきらない
・会社のブランド力を上げたい
・採用力を高めたい。
などなど社員の意見をヒアリングし、今後、起こるであろう問題点をピックアップして、新しいオフィスにフィードバックします。

問題を確認することで、オフィス探し、レイアウト、プランニングなどがイメージしやすくになります。

オフィスの移転日を確認する

オフィスの移転日を確認する事が一番大事です。
移転日に合わせて、今後のスケジュールを作成していきます。

スケジュールを確認しないまま作業を始めてしまうと、移転日に間に合わなくなり、新しいオフィスで仕事ができなくなります。スケジュールが遅れる場合があることを視野に入れた上で、余裕を持ったスケジュールを作成しましょう。

会社全体が納得のいく有意義なオフィス移転するために、この3つの事項を確認して失敗のないように万全な状態にしましょう。

オフィス移転の手順

それでは、本題のオフィス移転の手順について説明していきます。

自ら全て作業を進めると、これだけの作業項目を実施しなくてはいけません。
上図の項目の中でも同時進行で行わないといけないこともありますが、それぞれ大切な作業なため一つ一つ丁寧かつ確実に進めていきましょう。

次に、説明する項目に沿って作業を進めていく事をおすすめします。
一般的には、半年から１年を想定したスケジュールになっており多少順番が前後することはありますが、移転日までに完了できるスケジュールを作成してください。

それでは、上図の項目についてご説明していきます。

1.旧オフィスの解約予告

オフィスを解約する際、オーナーや管理会社に予告することが義務付けられています。
一般的には半年前の場合が多いですが、中には3ヵ月前の予告でもよいところもあります。旧オフィスの賃貸契約書の内容を確認して把握しておきましょう。

2.原状回復条件の確認

基本的には、オフィスを明け渡す際に原状回復して渡す必要があります。
オーナーや管理会社が指定する業者がある場合もありますので、契約条件などを確認しておくことをおすすめします。
指定業者がない場合は、自身で業者を探す必要があります。

3.移転先の検討と決定

オフィス移転の目的の優先順位を選定し、それに沿ったオフィス選びをしましょう。
築年数・面積・賃料・アクセス・地域など全てを満たす条件の物件はなかなか探すことが難しい為、優先順位と最低条件をよく検討し選定することをおすすめします。

4.デザインとレイアウトの作成

移転先が決まったら具体的なデザインとレイアウトのプランニングをしていきます。
一言にデザインやレイアウトと言っても、カラー、照明、配線など事細かに決める必要があります。
自らデザインやレイアウトを作成した場合、問題が改善されてない事のないように気を付けてください。

5.業者の選定と打ち合わせ

作業内容を確認した上で、必要な業者をピックアップしていきます。
内容によって手配する業者が変わってくるので、しっかり確認した上で、手配しましょう。

6.新オフィスの内装工事

オフィスの規模により工事期間が変わってくるため、余裕をもってスケジュールを組み内装工事を開始してもらいましょう。
業者に任せっきりで工事を進めると、完成イメージ通りに仕上げたり、工事中のトラブルに対応したりするため、途中経過の確認に立会う事も重要です。

7.オフィス家具等の選定と購入

新オフィスで必要なものをデザインやレイアウトのプランニングに基づいてピックアップしましょう。
その際、旧オフィスでリースしている物などは継続するかも検討してください。
選定の際は予算と見積り照らし合わせ検討して購入しましょう。

8.社内移転準備

全てのスケジュールが決定したら、社内に告知をしましょう。社内用の移転スケジュールと、移転当日のスケジュールを作成して役割分担をします。

・取引先へ移転案内の準備と発送
・名刺などの印刷物の発注
・廃棄物リストの作成
・データのバックアップ
・荷物の梱包など

9.原状回復工事依頼

旧オフィスの契約条件に従って、原状回復工事の依頼を行います。
ビル管理会社指定の業者は費用が高い場合があるため、他の業者に見積を依頼してそれをもとに交渉することをおすすめします。

10.引っ越し

当日のスケジュールに従って作業漏れのないようにしましょう。旧オフィスでの搬出作業と新オフィスでの搬入作業で問題がないか立会うようにしたほうが、トラブル発生時に速やかに解決ができます。

11.関係官庁への届け出

オフィスの移転は法的に決められた届け出が必要になります。

・法務局
・税務署
・都道府県税事務所
・社会保険事務所
・労働基準監督署
・公共職業安定所
・消防署
・郵便局
・警察署
・NTT

など、各官庁への提出書類および期限をしっかり確認したうえで提出漏れのないようにしましょう。
労働保険組合に加入している場合は加入組合で手続きを行います。

12.旧オフィスの原状回復工事

旧オフィスの契約条件に従って、原状回復工事を行います。

以上の手順をもってオフィスの移転作業が完了です。
余裕の持ったスケジュールを作成し、移転を行うようにしてもらえればと思います。

オフィスの移転作業は事前の準備が肝心

オフィス移転はとても作業量が多いですが、工程を理解し準備することで、スムーズに移転することが可能です。
オフィスの移転というのは働き方改革のチャンスです。

業務の効率化や生産性の向上、社員のモチベーションアップが図れるようなオフィス作りをすることで会社の発展に繋がるのではないでしょうか。