フリーアドレスを導入する際に失敗しない方法とは？

フリーアドレスオフィスとは？

固定席を持たず、社員が自由に席を選べるワークスタイルです。

社内であれば好きな席に座れるため、チーム内外問わず必要な時に必要な人とコミュニケーションが取りやすいのが特徴です。

失敗例から学ぶ、フリーアドレスを成功させる方法とは？

フリーアドレスの課題とは

フリーアドレスは2008年頃に一度ブームになったことがありましたが、当時は今のようにIT化や多様な働き方が浸透しておらず、失敗に終わってしまう企業がほとんどでした。

主な理由としては、
「紙の資料などを大量に扱っていたため、結局席が固定化してしまう」
「社員の位置を把握できない」
「雑談が気になり集中できない」

など結果的に業務効率を下げてしまっていました。

フリーアドレスが成功しやすい企業の特徴

これからフリーアドレスの導入を検討されている場合は下記のようなシステムやレイアウトを検討されることをおすすめします！

●ペーパーレス化ができている
フリーアドレスが上手くいかなかった企業の特徴としてペーパーレス化ができていないことが挙げられます。
フリーアドレスは業務終了後にデスク上の物をすべてロッカーに戻さなくてはならないため、毎回大量の資料を使う場合はあまりフリーアドレスには向いていません。

●ITツールの導入
広いオフィスの場合、上司や部下がどこにいるのかわからないという問題が起こりがちです。
この問題を解決するには、社用スマホなどで位置を把握することが出来るシステムを導入することがおすすめです。
また、情報を一元管理できている状態が望ましいので、個別のPCやハードウェアで管理されている場合はBOXなどのツールで一元管理化されることをおすすめします。

●テレワークやサテライトオフィスを視野に入れたレイアウト
集中できる環境の提供や柔軟な働き方に対応でき、フリーアドレスのデメリットのカバーもできるため、テレワークの導入やサテライトオフィスの設置なども並行して行うことがおすすめです。
フリーアドレスの運用方法は？ルールの作成ポイントや課題の解消方法を紹介

フリーアドレスオフィスのメリット5選

チームワークの向上

コミュニケーションが2倍になったという企業も！
自由に席が選べるため、チームでの作業など、複数人で行う作業の場合でも同じテーブルに集まって作業ができるので円滑に進めることができます。
フリーアドレスに変えた企業は1日のコミュニケーション量が増え、チーム力が高まったと回答されることが多く、結果的にチームのクオリティの向上に繋がっています。

気分や用途に合わせて座席を変えられる

上司から離れた席で仕事がしたい、今日は集中したい作業が多いからあまり人が通らない席がいいなど、その日の用途や気分に合わせて席を選べます。

オフィスを清潔に保てる

席が固定でないため、退社する際に使用したものをすべて片づける必要があります。
そのため、いつも私物が散らかっている、不要な書類が堆積している状態にはなりにくく清潔に保てます。

社員のストレスが少ない

ある研究では作業などをする場合、選択の自由がある方がネガティブな感情を抑制する効果があるという結果があり、決められた場所で行うよりもストレスが少ない傾向があります。

多目的スペースができる

自由に使える場所ができるため、チームでのちょっとしたミーティングなど業務を効率化できます。

フリーアドレスオフィスのデメリット2選

集中したい作業に向かない

フリーアドレスは、コミュニケーションをとることを目的とされたレイアウトのため、
雑談や人の動きが気になりやすく、集中する作業にはあまり向きません。

部署内のコミュニケーションの希薄化

他部署との交流が増える一方、同じ部署内で会話をする機会が減り、マネジメントがし辛くなる可能性があります。

フリーアドレスを成功させるポイント

段階的な導入

フリーアドレスを成功させるには、いきなり席を自由化するのではなく、グループアドレスなど段階的に進めていく必要があります。
グループアドレスとは、部署ごとに指定された範囲内で自由に席を選ぶスタイルのことを言います。

ルール化

人間は、特に大きな状況の変化がない限り、現状維持したくなる「現状維持バイアス」という心理が働き、毎回同じ席に座ってしまいがちです。
しかし、席が固定化しまってはフリーアドレスのメリットが発揮されないので、運用ルールの作成やくじの導入など固定化されにくい工夫を取り入れることも重要です。

ロッカーや社内移動用バッグなど収納場所の準備

フリーアドレスは固定席のように一人ひとりにキャビネット等の収納家具が用意されていないため、移動や退社する際にすべて収納できるロッカーや持ち運べるバッグが必要になります。

フリーアドレス事例

●フィルメック株式会社様

●株式会社ソーキ様

その他事例はこちらから：https://hatarakuba.kurodaseiseido.co.jp/works/

まとめ

テレワークの導入が増えたことにより、家やコワーキングスペースなどできる作業は会社まで来てする必要がなくなりました。

そしてオフィスのニーズも「様々な人とコラボレーション」ができる場など、コミュニケーションを目的としたレイアウトへ変化しています。

フリーアドレス単体だけではデメリット面が目立ちますが、ITや新しい働き方を取り入れ、過去の失敗要因をカバーすることでこれからの働き方に対応できるオフィスになるのではないでしょうか。

オフィスデザインからレイアウト、移転までお手伝いするハタラクバデザインでは、豊富な知識と実績を活かし、一つひとつの企業の働き方にぴったりのオフィスデザインを提案いたします。
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