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【仕事の効率アップはオフィス次第!】レイアウトの種類やコツを解説

事務所の机配置は、従業員の業務効率やモチベーションに大きく影響します。
 
一般社団法人日本オフィス家具協会(JOIFA)が行った調査では、「オフィス環境の善し悪しは仕事の成果をあげることに影響するか」「仕事に対するモチベーションに影響するか」という設問に、約7割が「そう思う/ややそう思う」と回答しました。
 
事務所の机配置が悪く不便であれば、モチベーションや業務効率が下がってしまいます。
とはいえどのような机配置にすれば、良いのかわからない方が多いはず。
 
そこでこの記事では、レイアウトの種類やコツを解説します。
レイアウト変更のメリット・デメリットも紹介するので、机配置の変更を検討する参考にしてみてください。
 

事務所の机配置を変更する5つのメリット

事務所の机配置を変更することで、下記のようなメリットがあります。
 

  1. コミュニケーションが取りやすくなる

  2. 他部署・チームと連携しやすくなる

  3. 他部署・チームと集中しやすくなる

  4. 動線が確保され移動しやすくなる

  5. 従業員のモチベーションが向上する

 
いずれも業務効率をアップさせるメリットばかりです。それぞれ詳しく解説します。
 

コミュニケーションが取りやすくなる

机の配置を見直すと、従業員間のコミュニケーションが取りやすくなります。

例えばチーム内での連携が必要な職場なのに、パーテーションが多かったり、話しにくい雰囲気だったりすると、密な連携を取りにくいでしょう。

従業員が気軽に話せる環境を作れば、コミュニケーションが活発になります。

フリーアドレス型対向型のような話しやすいレイアウトにしたり、音楽をかけたりするのがおすすめです。
 

他部署・チームと連携しやすくなる

チーム間はもちろんですが、他部署・チームとも連携しやすくなります。

同じチームで固まった配置は、連携は取りやすいものの、他部署・チームとのコミュニケーションが取りづらくなります。

例えば個人の机を決めないフリーアドレス型にしたり、カフェスペースを設けたりすると、多くの従業員が自然とコミュニケーションを取れるようになるでしょう。

部署やチームの垣根を越えたコミュニケーションは、新たなアイディアやコラボにつながります。
 

集中しやすくなる

机配置を変更するだけで、集中しやすい事務所になります。

日本の企業では島型のレイアウトが一般的ですが、この机配置は視線を感じやすいため、個人での集中が必要な職種には不向きです。

集中力が必要とされる職種の場合は、パーテーションで視線を遮ったり自分の机以外に集中できるスペースを設けたりするなど、対策を施すと業務効率がアップするでしょう。
 

動線が確保され移動しやすくなる

事務所内の動線を確保すると移動しやすくなります。

事務所の動線が確保できていないと、例えば以下のような問題が起こります。
 

  • ・複合機が事務所の奥にあり、何度も立ち上がる必要がある

  • ・通路が狭く、人が通るたびに椅子を引く必要がある

  • ・通路が物で塞がっており、迂回する必要がある

 
このように動線が悪いと無駄な動きが増えたり、集中力が途切れたりしてしまい、業務効率はダウンしてしまいます。

こうした事務所の無駄・非効率を改善できるのが、机配置を変更するメリットです。
 

従業員のモチベーションが向上する

机の配置を変更すると、事務所内の様々なストレスを改善でき、従業員のモチベーションを向上させられます。

例えば、「視線を感じて仕事がしにくい」「集中できない」「動線が確保されておらず動きにくい」など、従業員は働くうえで多くのストレスを感じているかもしれません。

こうした日々のストレスの積み重ねは、従業員のモチベーションを下げてしまいます。

オフィス用品通販サービス会社が運営する掲示板で、2019年に行った調査では「オフィス(環境)はあなたの仕事に影響を与えますか?」という質問に対して、ほぼ全ての回答者が「影響する」と回答しました。

なかでも「仕事への意欲(モチベーション)」と「身体面・精神面の健康」に影響するという回答が多く、事務所環境はモチベーションに大きく影響します。

机の配置を変更してモチベーションを回復できれば、業務効率もアップするでしょう。
 

事務所の机配置を変更するデメリット

事務所の机配置を変更すると、様々なメリットがあります。

しかしデメリットがあるのも事実。
それは「失敗するかもしれない」ということ。

行き当たりばったりな机配置の変更では、逆に使いづらくなったり、居心地が悪くなったりと、前の方が良かったという結果になりかねません。

例えば以下のような失敗が、考えられます。
 

  • ・動線が確保されておらず、無駄が多かったり不便だったりする

  • ・ワークスタイルに合っておらず集中できない、連携できない

  • ・机やOA機器、オフィス家具が配置できない

 

こうした不具合が発生しても、一度配置してしまうとやり直しは難しいものです。
机配置を変更するには、業務を一時中断しなくてはならないため無駄も発生します。

従業員からヒアリングして現在の問題点を徹底的に洗い出したり、実際に歩いて動線を確認したりと、机上の空論とならないようにすることが大切です。

また「自分たちで設計しない」というのも一つの方法です。
素人が行うと見落としがあったり、思い違いがあったりと何かと失敗しやすくなります。

オフィスレイアウトのプロに頼ると、こうした失敗を避け理想的な効率の良い事務所に変更できます。
 

事務所レイアウト変更の考え方は?4つのコツを解説

事務所の机配置を変更するといっても、多くの方がそんな経験はないでしょう。
どのようにすれば上手くいくのか、見当がつかないかと思います。

そんな時に役立つ、以下4つのコツを解説します。
 

  1. コンセプトを考える

  2. ゾーニングする

  3. 動線を確保する

  4. 机の配置を考える

 

コンセプトを考える

まずはどのような事務所にしたいのか、軸となるコンセプトを考えましょう。

誰がどのように働くかによって、働きやすい事務所は違ってきます。

そのため、コンセプトを決めずにレイアウトから考え始めると、業務内容やワークスタイルにマッチしない事務所になってしまいます。

例えば外回りの多い営業職と一日中PCに向かうプログラマーとでは、働きやすい環境が大きく違うはずです。

外勤が多い事務所であればフリーアドレスにして無駄な机を減らすと、スペースの無駄がなくなったり交流が活発になったりします。

反対に内勤が多い事務所であれば、視線を遮ったり従業員が集まりやすくしたりすると、集中しやすくなるのに加え少人数での会議が行いやすくなります。

また来客が多いか少ないかによっても、適切なレイアウトは違ってきます。

自分たちの働き方や業務内容などにマッチするように、コンセプトを設定しましょう。
軸となるコンセプトがまとまれば、事務所に必要な要素や、レイアウトの目的が明確になります。
 

ゾーニングする

ゾーニングとは、執務スペース・休憩スペース・通路といったように、必要なスペースを区分けすることです。

事務所全体を100%として、各スペースの割合を考えます。コンセプトに応じて、必要なスペースを確保しましょう。

主に以下のようなスペースが、挙げられます。
 

  • ・執務スペース:業務を行うスペース。オフィス家具が必要なため最も多くの面積が必要

  • ・役員スペース:役員室を設ける場合に必要

  • ・共有スペース:会議室や応接室、エントランス、複合機など共有で使用する

  • ・情報管理スペース:サーバーや文書、金庫などを管理するスペース

  • ・休憩スペース:休憩室や喫煙室、社内カフェなど

  • ・収納スペース:ロッカーや倉庫など

  • ・交通スペース:通路や廊下などの動線

 

これらのスペースは、コンセプトによって配分や配置が異なります。

例えば、外勤が多ければ、執務スペースや休憩スペースはそれほど大きくなくても良いかもしれません。
反対に内勤が多ければ、執務スペースや休憩スペースはしっかりと確保するべきです。

またそれぞれのスペースは、関連するものをまとめて配置しましょう。
 

動線を確保する

ゾーニングと並行して行いたいのが、動線の確保です。

動線とは「日常的に使う経路」のこと。
従業員の動き方に合っていなかったり、十分な幅が確保されていなかったりすれば、動きにくく効率の悪い事務所になってしまいます。

例えば、複合機のようなよく使う機器が事務所の奥にあると不便です。

また、JOIFA(日本オフィス家具協会)では日本人成人の標準的な肩幅を46〜50cmとされています。

特にメイン通路は複数人が余裕を持って通れるように、最低でも1.2mは確保しましょう。

動線計画のポイントは、できるだけシンプルにすること。

複雑になれば移動しにくくなったり、移動が面倒になったりするので、動線は多ければ多いほど良いというわけではありません。

一目で最短ルートが分かるような、直感的に移動できるシンプルな動線がベストです。
 

机の配置を考える

従業員が仕事をする執務スペースの、配置を考えましょう。

日本の企業では、一般的に島型レイアウトとも呼ばれる対向式が多く見られます。

しかしその配置が必ずしもあなたの会社に、マッチしているとは限りません。

多数ある机の配置には、それぞれメリット・デメリットがあります。
自分たちの働き方に合った机配置は、職種やワークスタイルなどによって左右されます。

事務所のコンセプトにマッチする、机の配置にしましょう。

主なレイアウトパターンを5つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
 

管理職・上司の机はどこに配置するべきか

対向式や背面対向式など、様々なレイアウトを紹介しました。

いずれの場合でも、重要になるのが「管理職の机をどこに配置するのか」という問題です。

上司からの視線を感じると部下は委縮して、業務効率がダウンします。働きにくい事務所になってしまうでしょう。

そこで適切な管理職の机配置にするための、コツを解説します。
 

管理職の机は部下と離す

管理職の机が部下と近過ぎると、部下は上司からのプレッシャーを必要以上に強く感じてしまいます。

上司からの視線を常に感じ、監視されているような状況では集中できません。
たとえ見ていなかったとしても、緊張してしまうものです。

不必要に緊張し過ぎれば、本来のパフォーマンスを発揮できなくなります。

そのため管理職の机は部下と離したり、視線を感じにくくしたりするなど、工夫が必要です。
 

管理職の机を事務所の中心や入口に配置する

管理職の机を事務所の中心や入口に配置すると、上司からのプレッシャーを感じにくくさせられます。

一般的に管理職の机は、事務所を全体的に見渡せる位置に配置されることが多いはず。

しかし、こうした机配置は視線を感じやすく、部下にとっては上司から常に監視されているように思えストレスです。

また管理職の机が窓際のような奥まった位置にあると、管理職と話すために他の上司や先輩の前を通らなければなりません。

「上司や先輩の前を通る」「管理職と話しているところを見られる」というのは、若手従業員にとってはプレッシャーを感じやすくなります。

結果的に管理職とのコミュニケーションが取りづらくなり、苦手意識が生まれるかもしれません。

そのため、管理職の机を事務所の中心に配置しあえて見渡しづらくすれば、部下は視線を感じにくくなりプレッシャーがやわらぎます。

もしくは、入口近くに配置するのもおすすめです。
外出時など入口付近を通る際に、自然と会話できるため風通しが良くなります。
 

業務効率を上げる事務所レイアウトはプロにお任せ

事務所のレイアウトを見直せば、業務効率やコミュニケーションの活性化従業員のモチベーションアップなど様々な効果が得られます。

そのためには現状の問題点や不満をつぶさに洗い出し、適切な対策を施す必要があります。

とはいえ事務所のレイアウト変更は、失敗したからと簡単に何度もやり直せるものではありません。どうすれば最適なのかわからず、困ってしまうでしょう。
 
そんな時はハタラクバデザインにお任せください。

テナント物件の紹介から、オフィスのデザイン・レイアウト作成・内装工事・設備工事・電話工事・LAN工事・オフィス家具の設置まで、全工程をワンストップで行っています。

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この記事の監修者

ハタラクバデザイン 編集部

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