オフィスレイアウトを考えるときの注意点

オフィスの広さや収容人数、企業規模の差はありますが、オフィスの移転はどの企業にとっても非常に大きな出来事になることは間違いありません。
通常の事業を継続しつつ移転の準備をすすめ、迅速かつリスクを最小限にできるようなスケジュールを立てる必要があります。

オフィスの移転や開設を検討している方のために

自分の会社のオフィスを移転したり新たに設置したりする場合には、レイアウトを検討する必要性が生じます。
オフィスレイアウトは、社員のモチベーションや自分の会社の業務効率・生産性にも影響を与える可能性があります。

したがって、自分の会社のスタッフに気持ち良く仕事をして業績を上げてもらうためには、オフィスレイアウトに関する理解を深めておくことも大切になります。

オフィスのレイアウトを考えるにあたっては、ゾーニングもチェックポイントの一つです。
ゾーニングは、オフィス内でデスクワークや会議・マネジメント業務などを行うスペースを区分することを意味します。

それぞれのスペースを適切に配置することは、社員間のコミュニケーションを活性化したり、動線の無駄を省いて業務効率や生産性を向上することにつながります。

ゾーニングを検討する場合、まずはスペース配分について考えてみると良いでしょう。
具体的には、オフィス全体を100として、一般執務や業務支援、情報管理などを行うためのスペースの配分を検討しましょう。
スペース配分では、使用頻度の高いスペースほど配分を大きくするのが基本的な考え方になります。

また、天井裏の配管や配線などによって設備や機器の配置方法も変わってくるので、事前に確認しておくことが大事です。

オフィスレイアウトを考える際には

自分の会社のオフィスレイアウトを検討するにあたって各スペースの配分をする場合は、建築基準法などの関連法規にも気を配る必要があります。
自分たちにとっては使い勝手の良いレイアウトであっても、法律に違反していては実現することができません。

例えば、スペースの配置によって通路の幅に関する取り決めなども異なるので、トラブルやアクシデントを未然に防止するためにも前もってチェックしておきましょう。

スペース配分が終わったら、オフィス全体の敷地面積に配分率を掛けて各スペースの面積を算出し、それぞれの配置を検討します。
各スペースの場所は、人の移動やものの運搬がしやすく業務がスムーズに進むよう配置しましょう。

例えば、コピー室などはまざまな部署のスタッフが頻繁に使用することが想定されるため、各セクションから近い場所や行き来しやすい場所に配置すると良いでしょう。

次に、オフィス内でスタッフが効率よく快適に業務をこなすためには、適切な広さのワークスペースを確保する必要があります。
ワークスペースの広さはゾーニングの際に検討していると思いますが、自分の会社に在籍しているスタッフの人数に適しているかどうかをもう一度よく考えてみましょう。

具体的には、社員1人あたりのワークスペースを適切に確保することでオフィス内の機能性や快適性が保たれます。
社員1人あたりのワークスペースは、ワークスペース全体の面積を社員の人数で割ることによって算出できます。

デスクの配置などにも気を配ろう

自分の会社のオフィスレイアウトを考える場合は、各セクションの仕事内容に応じてデスクなどを配置することが大切です。
オフィスレイアウトの方法はいくつかのタイプに大別されるので、それぞれの特徴を理解した上で自分の会社にマッチしたものを選ぶことから始めると良いでしょう。

まず、一人ひとりの社員に個別のデスクを配置するレイアウト方法は、オーソドックスなタイプになります。
こちらはオフィス内の部門構成や社員間コミュニケーションに適しており、総務などのセクションに多く採用されています。
また、コールセンターでのオペレーターによる電話応対業務なども適したレイアウトとなっています。

次に、各人専用のデスクを配置せず、共有のデスクを用意するレイアウト方法もあります。
このタイプでは、オフィス内にいるスタッフが空いている席に着いて仕事をすることとなります。

そのため、席数を社員数よりも少なくすることが可能で、外回りや出張などの多いセクションのオフィススペースを節約し、業務効率を向上させるのに向いています。

その他に、デザインや設計といったクリエイティブワークをするセクションでは、背面体制のレイアウトが多く採用されています。
こちらは、それぞれのチーム内で協力し合って仕事をするのに適しており、スタッフ同士のコミュニケーションも取りやすいスタイルです。

オフィス内の安全性や機能性を保つためには、デスク間の距離もチェックポイントになります。
具体的には、スタッフが席に着いている状況で他の人が通路を歩く場面を想定し、安全な通行や効率的な業務が実現できるようにレイアウトを考えましょう。

また、デスクとデスクの間のスペースが通路を兼ねるタイプのレイアウトでは、オフィス内の空間を効率よく使用することができます。
ただし、着席している状態から動いたり席を立ったりすることで通行可能なスペースが狭くなるので、デスク間の距離にはある程度の余裕を持たせておく必要があります。